Đối với một giám đốc, việc chuyển văn phòng công ty là một quyết định khó khăn, tuy nhiên lại có người vô cùng nhanh chóng trong việc đưa ra quyết định. Có rất nhiều lý do để họ thay đổi địa điểm công ty, họ chuyển đến một địa điểm mới lớn hơn, rộng hơn, môi trường làm việc thoải mái hơn….
Khi đó công tác chuẩn bị và vận chuyển là một mối lo lớn với người chủ. Mặc dù đã thuê công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều thủ tục khác mà giám đốc cùng các bộ phận công ty cần phải chuẩn bị trước khi chuyển văn phòng. Bài viết này chúng tôi hi vọng sẽ hỗ trợ giúp các bạn phần nào về thủ tục khi chuyển văn phòng.
Thủ tục chuyển văn phòng công ty sẽ cần những gì?
Không giống như việc chuyển nhà, bạn chỉ cần quan tâm tới việc chọn ngày cũng như một số lưu ý khi chuyển nhà. Tất cả các công việc liên quan tới việc sắp xếp đồ đạc, vận chuyển…đều do công ty dịch vụ chuyển nhà trọn gói lo. Còn việc chuyển văn phòng công ty sẽ còn liên quan tới một số các điều kiện pháp lý cần giải quyết trước khi chuyển văn phòng.
Trước khi lựa chọn một đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín chuyên nghiệp, thì điều đầu tiên công ty bạn nên làm đó là hoàn thành các thủ tục pháp lý mà cơ quan luật pháp yêu cầu khi chuyển địa điểm để tránh nhiều phiền toái xảy ra khi đi vào hoạt động tại địa điểm mới.
Nếu công ty của bạn đang có nhu cầu chuyển văn phòng thì đừng nên bỏ qua những lưu ý hữu ích dưới đây:
Xác nhận thuế ở chi cục thuế tại nơi đang đặt trụ sở
Để thực hiện công việc này, bạn cần phải chuẩn bị 3 bộ hồ sơ gồm:
– Biên bản họp về việc sẽ tiến hành chuyển trụ sở văn phòng công ty của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên (biên bản này áp dụng được cho công ty cổ phần hoặc công ty TNHH 2 thành viên).
– Quyết định về việc thực hiện chuyển trụ sở văn phòng công ty của Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng thành viên cũng như của chủ sở hữu (còn tùy thuộc vào từng loại hình công ty).
– Công văn gửi đến chi cục thuế tại nơi đặt trụ sở văn phòng hiện tại về việc xin chốt thuế để chuyển địa điểm mới.
– Mẫu 08
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh có chứng thực.
– Giấy giới thiệu cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ chuyển văn phòng tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới
Ngoài việc nộp hồ sơ xác nhận tại chi cục thuế ở nơi đang đặt trụ sở bạn cũng cần phải quan tâm với việc nộp hồ sơ chuyển trụ sở văn phòng chính để nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi nghĩ tới việc thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Khi đó hồ sơ sẽ bao gồm:
– Biên bản họp về vấn đề chuyển trụ sở văn phòng công ty Hội đồng thành viên hoặc của Đại hội đồng cổ đông (áp dụng được cho cả loại hình công ty cổ phần và công ty TNHH 2 thành viên).
Quyết định chuyển trụ sở văn phòng công ty của Đại hội đồng cổ đông hoặc của Hội đồng thành viên hay chủ sở hữu (quyết định này sẽ phụ thuộc vào loại hình công ty của công ty bạn).
– Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh (thực hiện theo mẫu tại văn bản pháp luật hiện hành).
– Giấy giới thiệu cho người nộp hồ sơ.
– Mẫu 09-10. (Có bản xác nhận của cơ quan thuế).
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có công chứng).
– Nộp hồ sơ chuyển văn phòng tại phòng đăng ký kinh doanh ở nơi đặt trụ sở mới.
Trong trường hợp công ty của bạn vẫn giữ nguyên trụ sở cũ và tiến hành mở thêm văn phòng giao dịch mới thì cần phải thực hiện đầy đủ các bước:
+ Lên kế hoạch chuyển trụ sở làm việc đến văn phòng giao dịch mới một cách cụ thể và chi tiết.
+ Trước khi bắt tay chuyển văn phòng hãy thông báo với những đối tác quan trọng với công ty ngày dự kiến hoạt động của văn phòng giao dịch mới thông qua văn bản, thư tín, email hoặc fax…
+ Tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín để đảm bảo cho quá trình vận chuyển đồ đạc được an toàn và chuyên nghiệp tới địa điểm làm việc mới.
+ Ổn định cơ cấu tổ chức cùng các phòng ban liên quan để công việc được tiến hành trong thời gian sớm nhất khi đã thực hiện việc chuyển văn phòng thành công.
Trên đây là một số chia sẻ mà chuyển nhà – văn phòng trọn gói Bảo Thịnh đã đúc kết lại qua rất nhiều năm phục vụ cho các công ty. Hi vọng các công ty chuyển tới địa điểm mới ngày càng phát đạt.
| BÀI VIẾT LIÊN QUAN |
