Kinh nghiệm bổ ích khi chuyển văn phòng mới

1. Một điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng

Xác định yêu cầu khi chuyển văn phòng mới

Đây có thể là không gian làm việc lớn hơn cho nhân viên, phòng hội thảo lớn hơn, nhà kho lớn hơn hoặc nhiều không gian phục vụ việc kinh doanh hơn.

• Vị trí của văn phòng, diện tích, ngân sách, giá thuê
• Đặc điểm văn phòng: giao thông, thang máy, mức độ hoàn thiện, thiết kế,…
• Các yêu cầu khác: phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà

Sau khi tìm được văn phòng phù hợp với yêu cầu của Bạn,  Bạn nên thảo luận về ưu và nhược điểm của từng địa điểm và đưa hình ảnh cụ thể cho nhân viên về không gian. Khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ và quan điểm của họ xung quanh các văn phòng tiềm năng.

Dự trù chi phí chuyển văn phòng

Mặc dù bạn muốn tiết kiệm chi phí vận chuyển nhưng điều này có thể dẫn đến những sai sót và mất nhiều thời gian. Làm việc với các quản lý văn phòng của bạn để đưa dự trù cho việc di chuyển. Ngân sách bao gồm các chi phí di chuyển như:

• Chi phí vật tư chuyển văn phòng: thùng carton, băng keo, màng bao bọc,..
• Chi phí thuê đơn vị chuyển dọn chất lượng. Để tránh những sai sót trong quá trình vận chuyển, nhiều doanh nghiệp đã chọn cách thuê các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp, uy tín. Để có thể đưa ra bảng dự trù kinh phí chính xác nhất.

 Xác định thời gian chuyển văn phòng

Không phải thời gian nào cũng thích hợp để di chuyển văn phòng vì trong thời gian chuyển văn phòng, doanh nghiệp của Bạn phải tạm ngưng hoạt động trong vài ngày. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng lên kế hoạch di chuyển trong thời gian ảnh hưởng ít nhất đến lợi nhuận cho doanh nghiệp.Thời gian thích hợp có thể là vào ngày cuối tuần, kỳ nghỉ lễ,…

Lập danh sách trang thiết bị

Bạn cũng nên kiểm kê lại những đồ đạc văn phòng của bạn để xác định thiết bị nào không còn được sử dụng. Đánh dấu các thứ không còn sử dụng bằng giấy ghi chú để bạn biết rằng không cần di chuyển chúng đến văn phòng mới. Điều này sẽ giúp bạn biết được hồ sơ, thiết bị nào cần được di chuyển, thiết bị nào sẽ được bỏ đi và bổ sung thiết bị ở văn phòng mới

• Giữ các bản kiểm kê đồ đạc chính xác của từng phòng để xác định đồ đạc nào di chuyển và đồ đạc nào không cần phải vận chuyển.
• Các văn kiện và tài liệu của khách hàng và công ty đặc biệt rất quan trọng. Để hồ sơ không bị mất mát hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, Bạn nên sao chép và lưu trữ lại các tài liệu mật hoặc tài liệu quan trọng.

Lập sơ đồ chuyển dọn

Trước khi di chuyển, bạn nên thảo luận với ban lãnh đạo kế hoạch layout văn phòng mới. Bạn nên chú ý vị trí của từng phòng ban và cân nhắc dựa vào điều kiện thực tế sao cho quá trình làm việc hiệu quả nhất.

Ngoài ra Bạn có thể liên hệ với các đơn vị thiết kế hỗ trợ để không gian làm việc sáng tạo và độc đáo hơn nhưng vẫn phù hợp với công việc và nhân viọa

Chọn giải pháp chuyển văn phòng

Sau khi quyết định được thời gian và cách bố trí văn phòng mới, Bạn phải cân nhắc đến giải pháp chuyển văn phòng. Hiện nay có rất nhiều tổ chức, đợn vị chuyển văn phòng giá rẻ tại Hà Nội để Bạn lựa chọn. Nếu thuê đơn vị chuyển văn phòng thì sẽ chọn gói dịch vụ nào là phù hợp. Hiện tại các công ty chuyển văn phòng sẽ đưa 2 phương án cho Bạn lựa chọn: chuyển văn phòng trọn gói hay chỉ thuê xe tải để chuyển văn phòng.

• Chuyển văn phòng trọn gói: Nhân viên chuyển dọn sẽ đóng gói, bao bọc tất cả vật dụng, vận chuyển và lắp đặt khi đến văn phòng mới
• Thuê xe tải: Nhân viên công ty sẽ phân loại và đóng gói trước, nhân viên chuyển dọn chỉ đến và khuân vác lên xe tải, chuyển đến văn phòng mới.

Phân chia công việc cho từng người

Bạn hãy cố gắng lên kế hoạch sớm vài tháng trước khi di chuyển, đặc biệt là nếu bạn định chuyển một văn phòng lớn với một số lượng lớn nhân viên. Bạn nên chọn một người chủ chốt, chịu trách nhiệm chính mọi công việc chuyển văn phòng, hoặc Bạn có thể đề nghị một vài cá nhân trong các vị trí quản lý điều hành việc chuyển dọn. Giao nhiệm vụ cho nhân viên sẽ đảm bảo việc chuyển dọn không có quá nhiều trở ngại

Người lãnh đạo việc chuyển văn phòng nên là người đủ quyền hành để đưa ra quyết định và phân công công việc. Người lãnh đạo sẽ phải phân công hợp lý các công việc cho nhân viên như: Tìm công ty chuyển văn phòng, mua thùng carton để đóng gói, thanh lý trang thiết bị không còn sử dụng,… Hãy đảm bảo rằng người này có thể động viên và giao tiếp tốt với các nhân viên khác, vì họ sẽ cần phải nói chuyện với nhân viên, người môi giới và các bên liên quan về việc di chuyển.

2.Tìm đơn vị chuyển văn phòng uy tín, chất lượng

Cách nhận diện đơn vị chuyển văn phòng uy tín

Thông thường để tìm đơn vị chuyển văn phòng giá rẻ uy tín, Bạn có thể hỏi bạn bè, người thân đã từng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng để nghe lời khuyên và góp ý. Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, Bạn cũng có thể dễ dàng tham khảo các đơn vị chuyển văn phòng trên internet.

Tiêu chí để nhận diện các đơn vị chuyển nhà uy tín, chất lượng:

• Năm thành lập: Tuổi đời của công ty có ảnh hưởng rất lớn kinh nghiệm và chất lượng phục vụ của công ty
• Xem đánh giá của khách hàng: Bạn có thể tìm Fanpage của các công ty chuyển văn phòng và xem đánh giá của khách hàng ở mục reviews. Bạn sẽ phần nào biết được chất lượng dịch vụ của đơn vị chuyển dọn đó thông qua lời nhận xét, góp ý của khách hàng
• Chính sách của đơn vị vận chuyển: chính sách bồi thường, chính sách về giá,…

Khi tìm được đơn vị chuyển văn phòng phù hợp, Bạn phải liên hệ và đặt lịch trước ít nhất 1 tháng

Quy trình chuyển dọn

• Cung cấp thông tin

Bạn có thể liên hệ với các đơn vị chuyển dọn thông qua các số Hotline tư vấn hoặc tổng đài. Nhân viên tư vấn sẽ cập nhật thông tin để tư vấn, khảo sát và báo giá.

Nếu văn phòng của Bạn không có quá nhiều trang thiết bị, Bạn có thể liệt kê đồ đạc hoặc gửi hình ảnh, nhân viên tư vấn sẽ báo giá ngay cho Bạn.

Nếu Bạn cảm thấy quá phiền vì đồ đạc quá nhiều mà không thể liệt kê, Bạn có thể yêu cầu đơn vị vận chuyển đến văn phòng Bạn để khảo sát. Thời gian khảo sát sẽ do Bạn yêu cầu và không phải trả bất kì chi phí nào.

• Khảo sát

Theo yêu cầu của Bạn, công ty chuyển văn phòng trọn gói Hà Nội sẽ cử nhân viên qua khảo sát. Nhân viên khảo sát sẽ lập danh sách liệt kê thiết bị, hồ sơ, bàn, ghế,… đánh giá khối lượng đồ đạc và lên phương án đóng gói vận chuyển, địa điểm tập kết, số lượng người vận chuyển, trọng tải xe…

Trường hợp tại địa chỉ mới địa hình khó khăn: hẻm nhỏ, xa, cầu thang lên các lầu (tầng) nhỏ, hẹp, thang xoắn ốc … Nhân viên khảo sát sẽ đến thực tế và lên phương án vận chuyển hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và các chi phí phát sinh khác của Bạn.

Từ những thông tin trên nhân viên khảo sát sẽ báo giá dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói trực tiếp hoặc Email cho Bạn.

• Báo giá

Công ty sẽ báo giá chi phí chuyển văn phòng cho Bạn, bao gồm thông tin về vật tư, số lượng người vận chuyển.

Nếu doanh nghiệp tự tiến hành đóng gói, Bạn cũng có thể mua thùng carton từ các đơn vị chuyển dọn. Ngoài ra, Bạn có thể mua thùng carton ở các tiệm tạp hóa, tuy nhiên chất lượng thùng không đảm bảo để khuân vác đồ đạc nặng

• Ký hợp đồng

Sau khi đồng ý mức giá thỏa thuận giữa doanh nghiệp của Bạn và đơn vị chuyển dọn, 2 bên sẽ tiến hành kí hợp đồng. Khi kí hợp đồng, Bạn cần đọc kỹ những thỏa thuận cam kết giữa 2 bên về thời gian, số lượng đồ đạc. Đặc biệt quan trọng chính là mục khiếu nại nếu xảy ra bất cứ sự cố hư hỏng hoặc mất mát đồ đạc của Bạn

• Thực hiện vận chuyển

3. Chuẩn bị chuyển dọn văn phòng phù hợp

• Chọn thời gian chuyển dọn phù hợp với công ty

Bạn nên chọn thời gian bắt đầu vào buổi sáng để quá trình chuyển dọn hoàn tất trong ngày, hạn chế trường hợp kéo dài ngày hôm sau, ảnh hưởng đến kế hoạch và công việc của doanh nghiệp. Ngoài ra việc xem ngày đẹp chuyển văn phòng cũng rất quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến tài vận của cả doanh nghiệp, thế nên cũng cần phải lưu ý

Bạn cũng nên chú ý các khung giờ trong ngày xe tải không được phép lưu thông để có kế hoạch hợp lý:

• Sáng: 6:00-8:00
• Chiều: 16:00-20:00

Vì thế, Bạn cần lên kế hoạch thật cẩn thận, để tránh rơi vào những khung giờ cấm tải trên.

• Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi chuyển văn phòng

Trước khi chuyển văn phòng, Bạn cần hoàn tất các giấy tờ cần thiết như:

• Xin phép tòa nhà chuyển đi và chuyển đến
• Xin phép sử dụng thang máy.
• Chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện, nước, bưu điện
• Chấm dứt hợp đồng thuê nhà và những tiện ích khách đang sử dụng tại văn phòng cũ…

Đồng thời, Bạn cũng phải chuẩn bị thông báo với khách hàng, đối tác về việc chuyển địa chỉ văn phòng mới thông qua văn bản, website, báo chí, name card,..

• Hướng dẫn đánh dấu, đóng gói đồ đạc, cách bảo quản đồ dùng cá nhân

• Để riêng những thứ không chuyển đi vào một chỗ và thông báo với công ty dich vu chuyen van phong biết.
• Dùng băng keo dán chặt dưới đáy và phía trên hộp carton sau khi đã để đầy đồ bên trong.
• Những hộp nhỏ nên để các thứ nặng đặc biệt là sách báo. Những hộp lớn hơn nên để những thứ nhẹ nhưng cồng kềnh.
• Những đồ dễ vỡ nên được bọc riêng từng cái một rồi mới xếp vô thùng.
• Sử dụng giấy bọc các màu khác nhau để giúp bạn phân biệt mức độ dễ vỡ của từng loại đồ.
• Lót nệm dưới đáy và xung quanh thùng carton và lót giấy giữa khe các gói đồ sẽ giúp giảm thiểu vỡ, hỏng và các đồ không bị cọ sát vào nhau.
• Thùng carton dùng để đóng gói phải chắc chắn, cứng cáp.
• Bên ngoài vỏ hộp ghi tên của đồ vật chứa bên trong, đồ của phòng nào? sẽ đến để ở phòng nào trong nhà mới? và ngay cả những hộp đem cất trong kho cũng phải ghi nhãn hộp rõ ràng.
• Không nên để lẫn lộn đồ đạc của các phòng vào một thùng trừ khi bạn đã có ý định từ trước.
• Đối với những đồ vật dễ vỡ, hay những đồ dùng công ty di chuyển khuyến cáo không chuyên trở thì nên bỏ lại.
• Tranh ảnh cũng để riêng vào các hộp đựng dành cho chúng
• Sử dụng hộp có giấy lót chuyên dụng để đóng gói bát đĩa và đồ thủy tinh dễ vỡ, ngoài ra bạn cũng cần gói riêng từng cái một trước khi cho vào hộp để chung.
• Nên giữ các thứ có liên quan với nhau cùng một chỗ ví dụ như luôn nhớ để khung treo rèm và đinh ốc vít cùng một nơi. Đối với những vật nhỏ bạn nên bỏ vào túi rồi lấy băng keo dán vào mặt sau những đồ lớn đi kèm với nó, làm như vậy bạn sẽ không bao giờ bị mất và dễ dàng lắp ghép khi chuyển đến nơi ở mới.
• Tham khảo lời khuyên từ công ty di chuyển đối với việc đóng gói các sản phẩm đặc biệt.
• Và đừng quên kiểm tra để đảm bảo tất cả các carton đến đúng địa chỉ cần đến. Hãy kiểm tra lại tất cả các thùng ngay sau khi chúng được công ty di chuyển mang đến.

• Xác nhận với đơn vị vận chuyển

1-2 ngày trước khi tiến hành vận chuyển, Bạn cần nên liên hệ lại với đơn vị vận chuyển xác nhận lại về thời gian, những quy định ra vào của tòa nhà, chỗ đỗ xe, đảm bảo có đầy đủ vật tư để bao bọc bảo vệ các thiết bị điện tử,..

4. Thực hiện chuyển dọn

• Vào ngày thực hiện chuyển dọn, Bạn phải cử người một đại diện điều hành và chịu trách nhiệm tất cả quá trình vận chuyển, đặc biệt chú ý các thiết bị điện tử

• Trong ngày vận chuyển, lưu ý người chịu trách nhiệm chính luôn phải giữ liên lạc vì đơn vị vận chuyển và nhân viên có thể liên lạc bất cứ khi nào
• Cần có một nhân viên hướng dẫn lại các điểm cần lưu ý trong quá trình chuyển dọn cho đơn vị chuyển dọn: đồ nào cần cẩn trọng, đoạn nào di chuyển hay va chạm gây hư hỏng…
• Cần bố trí  ít nhất 2 nhân viên giám sát quá trình chuyển dọn, 1 nhân viên giám sát tại văn phòng, 1 nhân giám sát đầu xuống xe tải (Nếu có thêm điểm tập kết đồ đạc, phải cử thêm nhân viên giám sát tại điểm tập kết hàng hóa)
• Cử nhân viên áp tải hoặc niêm phong, kẹp chì hoặc khóa thùng xe tải: Sau khi tất cả đồ đạc được chuyển lên xe tải, phải có nhân viên áp tải. Nếu không có nhân viên áp tải, Bạn phải chuẩn bị giấy niêm phong, hoặc kẹp chì để khóa thùng xe tải, nhằm đảm bảo đồ đạc không được dỡ xuống trước khi có sự chứng kiến của nhân viên.

• Sắp xếp vận chuyển các phòng ban theo thứ tự. Nếu doanh nghiệp của Bạn có nhiều phòng ban, cần phải sắp xếp di chuyển lần lượt theo từng phòng, ưu tiên những phòng quan trọng

• Tạo điều kiện thuận lợi mặt bằng giao nhận (chỗ đỗ xe lên xuống hàng).
• Khi đến văn phòng mới, tập trung bố trí khu vực chính, những phòng có chức năng quan trọng, để họ có thể bắt đầu lại công việc ngay sau đó, tránh ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Đây có thể là bộ phận chủ chốt của doanh nghiệp, như phòng đại diện dịch vụ khách hàng hoặc các bộ phận chính đóng vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của công ty, chẳng hạn như bộ phận sản xuất.

• Cử nhân viên dọn dẹp văn phòng cũ. Văn phòng cũ cần để lại không gian cũ sạch sẽ như lúc ban đầu bạn chuyển vào. Bạn có thể phân công 1 nhóm nhân viên ở lại để tiến hành dọn vệ sinh.

• Tiến hành sửa chữa hoặc điều chỉnh cần thiết tuân thủ các điều kiện thuê (dỡ cáp, trả lại các khu vực như điều kiện ban đầu, sửa chữa tường, sơn )
• Trả lại tài sản cho chủ nhà hoặc chủ sở hữu tài sản văn phòng cũ (kí hiệu an ninh, giấy phép đậu xe, chìa khóa)

• Kiểm kê đồ đạc và ký giấy xác nhận hoàn thành dịch vụ

Sau khi kiểm tra đầy đủ trang thiết bị vận chuyển đến văn phòng mới, Bạn sẽ ký vào giấy xác nhận hoàn thành dịch vụ. Trước khi tiến hành ký xác nhận, Bạn cần phải kiểm tra thật kỹ đồ đạc, không được ký nhanh cho xong việc vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khiếu nại bồi thường sau này. Khi ký vào giấy xác nhận, đơn vị chuyển dọn sẽ không còn trách nhiệm bồi thường đối với việc mất mát hoặc hư hỏng đồ đạc của Bạn

5. Sau khi vận chuyển

Sau khi đã vận chuyển xong, Bạn có thể đối mặt với một số tình huống như sau:

• Phát hiện đồ đạc bị hư hỏng, mất mát

Nếu có phát hiện đồ đạc bị hư hỏng, mất mát trước tiên cần kiểm tra thật kỹ để xác nhận chính xác tình trạng đồ đạc của Bạn. Sau đó liên hệ với đơn vị chuyển dọn để có biện pháp giải quyết. Nếu có thể khắc phục, đơn vị chuyển dọn phải tiến hành sửa chữa, khắc phục. Nếu nghiêm trọng hơn, Bạn phải yêu cầu bồi thường như thỏa thuận trong hợp đồng

• Hoạt động nào để nhân viên hòa nhập với chỗ làm mới

Để giúp quá trình hội nhập môi trường mới dễ dàng hơn cho nhân viên, Bạn hãy tạo một danh sách các doanh nghiệp địa phương nằm trong khu văn phòng mới, bao gồm nhà hàng, quán cà phê, phòng tập thể dục, trung tâm làm đẹp, tiệm giặt ủi và cửa hàng tạp hóa. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cân nhắc nghỉ một buổi chiều để đến thăm khu vực mới với nhân viên của bạn.

Bạn cũng có thể tổ chức một buổi tiệc nhỏ để kết nối các thành viên với nhau.

Trên đây chính là những kinh nghiệm bổ ích khi chuyển văn phòng mới. Chúc Bạn sẽ có những trải nghiệm chuyển văn phòng thật thú vị!

Bắt đầu đóng gói những đồ dùng ít sử dụng đến trước, còn những đồ dùng bạn phải sử dụng hàng ngày như đồ dùng nhà bếp thì nên đóng gói sau cùng.

Trên đây là một số điều bạn nên lưu ý khi chuyển văn phòng trọn gói. Bảo Thịnh rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ nhiệt tình của Quý khách hàng trong thời gian tới.

Ngoài dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, Bảo Thịnh còn cung cấp dịch vụ chuyển nhà trọn gói giá rẻ tại Hà Nội với mức giá ưu đãi nhất thị trường. Bảo Thịnh phục vụ 24/24, tư vấn dịch vụ hoàn toàn miễn phí.